Tangerang Selatan, 9 Agustus 2024 – Kantor Penjaminan Mutu (KPM) Universitas Terbuka (UT) mengadakan workshop Akselerasi Penyelesaian Dokumen Kendali Mutu pada Jumat, 9 Agustus 2024, bertempat di Universitas Terbuka Convention Center (UTCC). Acara yang berlangsung dari pukul 09.30 WIB hingga 16.30 WIB ini dihadiri oleh Tim Gugus Pengendali Mutu (GPM) dari seluruh unit operasional di lingkungan UT Pusat.

Workshop ini dibuka oleh Wakil Rektor Bidang Akademik, Dr. Mohamad Yunus, S.S., M.A., yang menekankan peran penting GPM dalam memastikan mutu di setiap unit operasional. Dalam sambutannya, Dr. Mohamad Yunus, S.S., M.A. menegaskan bahwa pengendalian mutu merupakan kunci utama untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan pendidikan di UT. "GPM memiliki peran vital dalam memastikan bahwa semua proses dan prosedur di setiap unit operasional memenuhi standar yang telah ditetapkan. Dengan demikian, UT dapat terus berinovasi dan memberikan   yang terbaik bagi mahasiswa," ungkapnya.

Kepala Kantor Penjaminan Mutu, Prof. Mohamad Imam Farisi, menyoroti situasi "darurat kendali mutu" yang tengah dihadapi UT. Prof. Imam menjelaskan bahwa tantangan ini disebabkan oleh dua faktor utama: perubahan peraturan tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM Dikti) dari Permenristekdikti Nomor 62/2016 ke Permendikbudristek 53/2023 dan banyaknya dokumen kendali mutu yang sudah tidak sesuai dengan kebutuhan saat ini.

Selama workshop, peserta yang merupakan anggota Tim GPM dari berbagai unit operasional diminta untuk menyelesaikan tiga tugas utama:

 1.        Mengidentifikasi Dokumen Kendali Mutu – Peserta diminta untuk mengidentifikasi keberlakuan dokumen kendali mutu yang ada di laman Kantor Penjaminan Mutu (KPM). Tujuan dari tugas ini adalah untuk memastikan semua dokumen yang ada masih relevan dan digunakan sebagai panduan dalam pelaksanaan tugas di unit masing-masing.

2.        Identifikasi Dokumen Kendali Belum Terdaftar – Peserta juga harus mengidentifikasi dokumen kendali yang telah disusun oleh unit masing-masing tetapi belum terdaftar dan diotorisasi oleh KPM. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua dokumen kendali telah melalui proses validasi dan dapat digunakan secara resmi.

3.        Identifikasi Kebutuhan Dokumen Kendali Mutu Baru – Kegiatan ini melibatkan identifikasi kebutuhan dokumen kendali mutu baru yang diperlukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengendalian mutu di unit operasional.

Workshop ini menjadi langkah awal untuk identifikasi kebutuhan dokumen mutu di setiap unit operasional, dan tindak lanjutnya akan mencakup workshop penyusunan dokumen kendali mutu yang akan didampingi oleh tim ahli dari KPM.

Acara ini bertujuan untuk memperkuat pemahaman dan kemampuan anggota GPM dalam mengelola dan mengendalikan dokumen kendali mutu, sehingga dapat berkontribusi pada peningkatan kualitas keseluruhan di UT. Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan setiap unit operasional di UT dapat lebih mandiri dan proaktif dalam mengembangkan, mengelola serta mengendalikan dokumen kendali mutu sesuai dengan standar dan kebutuhan operasional masing-masing.

Workshop ini tidak hanya berfungsi sebagai sarana berbagi pengetahuan tetapi juga sebagai momen penting untuk memperkuat kerjasama dan koordinasi antar berbagai unit operasional di UT dalam upaya mencapai mutu yang lebih baik dan berkelanjutan.