Palembang – Universitas Terbuka (UT) Palembang melaksanakan kegiatan Asesmen Mutu Internal (AMI) Manajemen Pendidikan Jarak Jauh (MPJJ) sebagai bagian dari upaya penguatan budaya mutu dan peningkatan berkelanjutan dalam penyelenggaraan pendidikan jarak jauh. Kegiatan AMI MPJJ dilaksanakan melalui serangkaian proses audit terhadap berbagai aspek penyelenggaraan layanan dan proses bisnis di UT Palembang.
Berdasarkan jadwal kegiatan, pelaksanaan AMI MPJJ mencakup sejumlah area penting, mulai dari manajemen internal, sumber daya, admisi dan registrasi, mahasiswa dan profil mahasiswa, pembelajaran dan layanan bantuan belajar, asesmen hasil belajar, pemasaran dan kerja sama, hingga prasarana, media, dan sumber belajar. Audit dilaksanakan melalui penelaahan berbagai proses, dokumen, serta pelaksanaan kegiatan pada unit kerja yang menjadi ruang lingkup audit.
Tim asesor dalam kegiatan AMI MPJJ UT Palembang terdiri atas Dr. Mukti Amini, M.Pd. dan Dr. Rini Dwiyani Hadiwidjaja, S.E., M.Si. Kegiatan ini menjadi bagian penting dalam memastikan bahwa pelaksanaan berbagai proses bisnis dan layanan di UT Daerah senantiasa mengacu pada standar, prosedur, serta prinsip penjaminan mutu yang telah ditetapkan.
Mengawal Pelaksanaan Proses Bisnis Berbasis Mutu
Pada aspek Manajemen Internal, audit memberikan perhatian terhadap sejumlah proses strategis, antara lain pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM), analisis risiko pada berbagai proses bisnis, pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi, serta efektivitas koordinasi internal. Selain itu, aspek evaluasi kinerja pegawai, pencapaian sasaran mutu, dan penanganan keluhan mahasiswa maupun tutor juga menjadi bagian dari proses audit.
Audit juga mencakup aspek Sumber Daya, termasuk pelaksanaan tugas Tim Gugus Pengendali Mutu (GPM), analisis kebutuhan sumber daya manusia, pelaksanaan pelatihan pegawai, serta pengelolaan sarana dan prasarana. Dalam konteks penyelenggaraan lingkungan pendidikan dan kerja yang aman, perhatian juga diberikan terhadap keberadaan dan pelaksanaan fungsi Satuan Tugas Pencegahan dan Penanganan Kekerasan Seksual (Satgas PPKS).
Pada aspek Admisi dan Registrasi, proses audit menelaah berbagai layanan yang berkaitan dengan penyampaian informasi tahapan admisi kepada calon mahasiswa, sosialisasi perubahan layanan administrasi, sistem layanan administrasi, penjaringan calon penerima beasiswa, serta pelayanan bagi mahasiswa berkebutuhan khusus. Audit juga mencakup pelaksanaan layanan terkait mahasiswa dan profil mahasiswa, termasuk pelaksanaan LPKBJJ.
Sementara itu, pada bidang Pemasaran dan Kerja Sama, perhatian diberikan pada pelaksanaan pemasaran kepada calon mahasiswa, masyarakat, dan para pemangku kepentingan, pengembangan jejaring dan kemitraan, serta pengelolaan perjanjian kerja sama. Hal ini menunjukkan pentingnya sinergi antara penguatan layanan akademik dengan pengembangan jejaring eksternal dalam mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan layanan UT Daerah.
Praktik Baik UT Palembang
Pelaksanaan AMI MPJJ juga menghasilkan sejumlah temuan positif atau best practices yang menjadi kekuatan UT Palembang. Salah satu praktik baik yang mendapat perhatian adalah tersedianya survei kepuasan mahasiswa pada laman UT Palembang yang telah mengakomodasi mahasiswa difabel. Hal ini mencerminkan perhatian terhadap penyediaan layanan pendidikan yang semakin inklusif.
UT Palembang juga dinilai memiliki media informasi dan promosi yang beragam dan berbasis teknologi informasi. Pemanfaatan berbagai kanal digital, seperti Instagram, TikTok, Facebook, dan website, menjadi salah satu kekuatan dalam mendukung penyebarluasan informasi dan promosi kepada masyarakat serta calon mahasiswa.
Praktik baik lainnya adalah terciptanya lingkungan kerja yang akademis, aman, dan nyaman. Kondisi tersebut menjadi salah satu modal penting dalam mendukung pelaksanaan tugas dan pelayanan pendidikan jarak jauh secara optimal.
Dari sisi kinerja kelembagaan, UT Palembang juga menunjukkan capaian positif melalui peningkatan jumlah mahasiswa baru dan mahasiswa aktif. Selain itu, terdapat peningkatan jumlah mitra serta capaian dalam kategori pelampauan target jumlah mahasiswa dan kolaborasi dengan SALUT. Capaian tersebut menunjukkan adanya upaya yang konsisten dalam memperluas jangkauan layanan dan memperkuat kerja sama dalam mendukung penyelenggaraan pendidikan tinggi terbuka dan jarak jauh.
Ruang Peningkatan sebagai Dasar Perbaikan
Di samping berbagai praktik baik, AMI MPJJ juga mengidentifikasi sejumlah ruang peningkatan yang perlu menjadi perhatian dalam proses perbaikan berkelanjutan.
Pada aspek manajemen risiko, hasil audit menunjukkan perlunya penguatan analisis risiko secara periodik, khususnya dengan mempertimbangkan strategi dan analisis risiko residual setelah pelaksanaan mitigasi. Pengelolaan risiko yang lebih sistematis diharapkan dapat membantu UT Palembang dalam mengantisipasi berbagai potensi hambatan dalam pelaksanaan proses bisnis.
Ruang peningkatan berikutnya berkaitan dengan dokumentasi proses evaluasi dan tindak lanjut. Beberapa kegiatan telah dilaksanakan, namun proses evaluasi dan tindak lanjut peningkatan belum seluruhnya terdokumentasi atau tercatat dengan baik. Dokumentasi yang sistematis menjadi penting karena merupakan bagian dari bukti pelaksanaan siklus penjaminan mutu dan dasar untuk melakukan peningkatan pada periode berikutnya.
Komitmen terhadap Tindak Lanjut
Dalam sesi penutupan AMI MPJJ, sejumlah tindak lanjut menjadi perhatian untuk memastikan hasil audit dapat memberikan dampak nyata terhadap peningkatan mutu. Tindak lanjut tersebut antara lain melakukan perbaikan pada aspek-aspek yang masih belum memenuhi standar, memastikan tersusunnya analisis risiko pada proses bisnis UT Daerah dan melakukan peninjauan ulang secara berkala setiap semester.
Selain itu, UT Palembang diharapkan dapat memastikan tersusunnya laporan pelaksanaan, evaluasi, dan tindak lanjut untuk seluruh proses bisnis. Pengelolaan kerja sama juga menjadi bagian dari perhatian, khususnya untuk memastikan perjanjian kerja sama dengan mitra yang telah berakhir masa berlakunya dapat segera diperbarui melalui penyusunan perjanjian kerja sama yang baru.
Berdasarkan hasil penilaian yang dipaparkan dalam kegiatan penutupan, AMI MPJJ UT Palembang mencatat nilai awal sebesar 308,4. Penilaian dilakukan terhadap delapan area mutu yang menjadi ruang lingkup audit. Hasil tersebut diharapkan tidak hanya menjadi gambaran capaian pada saat audit dilaksanakan, tetapi juga menjadi dasar dalam menyusun prioritas peningkatan mutu secara berkelanjutan.
Pelaksanaan AMI MPJJ di UT Palembang menegaskan bahwa penjaminan mutu bukan sekadar kegiatan penilaian, melainkan bagian dari proses pembelajaran organisasi. Berbagai praktik baik yang telah berkembang perlu dipertahankan dan direplikasi, sementara ruang peningkatan perlu ditindaklanjuti secara sistematis melalui perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan.
Melalui komitmen seluruh pimpinan dan sivitas di UT Palembang, hasil AMI MPJJ diharapkan dapat memperkuat implementasi budaya mutu dalam setiap proses bisnis dan layanan. Dengan demikian, UT Palembang dapat terus meningkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikan jarak jauh serta memberikan layanan pendidikan yang semakin berkualitas, inklusif, dan responsif terhadap kebutuhan mahasiswa dan masyarakat.
Kantor Penjaminan Mutu Universitas Terbuka akan terus mendorong pelaksanaan AMI sebagai instrumen penting untuk memastikan implementasi sistem penjaminan mutu berjalan secara konsisten dan memberikan kontribusi nyata terhadap peningkatan mutu Universitas Terbuka.
